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Word、Excel、PowerPoint实用指南         ★★★
Word、Excel、PowerPoint实用指南
作者:佚名 文章来源:本站原创 点击数:3405 更新时间:2012/10/31 15:03:43

第二章WordExcelPowerPoint实用指南

前言:对于Microsoft Office WordExcelPowerPoint的使用相信大家都不陌生,现就在使用过程中一些常见问题,分WordExcelPowerPoint三部分做一介绍,与大家共同学习。

2.1Word实用指南

2.1.1如何让Word只粘贴网页中的文字而自动去除图形和版式

从网上下载文本内容,有时会出现很多表格框,或图形,修改起来很不方便,如何让Word只粘贴网页中的文字而自动去除图形和版式呢?

方法一、选中需要的网页内容右击,选“复制”或按“Ctrl+C”键复制,打开Word,选择菜单“编辑”“选择性粘贴”,在出现的对话框中选择“无格式文本”。

方法二、选中需要的网页内容右击,选“复制”或按“Ctrl+C”键复制,打开记事本等纯文本编辑工具,按“Ctrl+V”键将内容粘贴到这些文本编辑器中,然后再复制并粘贴到Word中。

2.1.2网上下载资料的换行符(象这种”↓”)用常用回车符替换若删除掉。

替换:从网上下载的内容很多都用这种“”换行符,我们很不习惯,怎么把它替换成我们常用的回车符呢?在查找框内输入半角^l(是英文状态下的小写L不是数字1),在替换框内输入^p内容,单击全部替换,就把大量换行符替换掉啦。

删除:在查找框内输入半角^l(是英文状态下的小写L不是数字1),在替换框内不输任何内容,单击全部替换,就把大量换行符删掉啦。甚用啊,若没有换行符了的话,下面那段文字会自动与上段文字连成一段的。

2.1.3将字体快速改为上标或下标的方法

这项内容对理科编辑公式比较实用啊,选定你要下标的字,然后在英文状态下按住Ctrl,再按一下BASKSPACE旁的+/=的键,就可以了。上标只要在按Ctrl的同时也按住Shift,大家可以试试。

2.1.4选定这些段快速删除段前段后的任意多个空格

选定这些段段落,单击居中按钮,然后再单击原来的那种对齐方式按钮(如果原来是居中对齐的,先单击其它对齐方式按钮,再单击居中按钮就行了),是不是这些空格全不见了!

2.1.5 Word里从第三页开始插入页码

我们打印文件的时候经常遇到不是从第一页开始计算页码的问题,我们以前的处理办法经常是分两个文件或分两次打印的,不需要打印页码的内容放在一个文件,起始页放在一个文件。以从第三页开始插入页码为例与大家一起学习应用。

1.光标移到第二页开头,点击“插入-分隔符-分节符类型-下一页-确定”。

2.光标移到第三页开头,重复步骤一。

3.光标移到第三页任意位置,点击“插入-页码-格式”,格式中选择“页码编排-起始页码”为1,点击“确定”退出。

4.双击第三页页码,出现页眉页脚工具栏,将“链接至前一个”按钮点击成灰色,点击“确定”退出。(目的是使每节页码与前面的页码取消联系,这样就可以删除前面两页的页码)

5.将第一、二页的页码删除。完毕。

2.1.6Word双面打印技巧

我们平时用电脑的时候可能都少不了打印材料,Word是我们平常用的最多的Office软件之一。有时我们要用Word打印许多页的文档,出于格式要求或为了节省纸张,会进行双面打印。

我们一般常用的操作方法是:选择“打印”对话框底部的“打印”下拉列表框中的“打印奇数页”或“打印偶数页”,来实现双面打印。我们设定为先打印奇数页。等奇数页打印结束后,将原先已打印好的纸反过来重新放到打印机上,选择该设置的“打印偶数页”,单击“确定”按钮。这样通过两次打印命令就可以实现双面打印。

我们也可以利用另一种更灵活的双面打印方式:打开“打印”对话框,选中“人工双面打印”,确定后就会出现一个“请将出纸器中已打印好的一面的纸取出并将其放回到送纸器中,然‘'确定’按键,继续打印”的对话框并开始打印奇数页,打完后将原先已打印好的纸反过来重新放到打印机上,然后按下该对话框的“确定”按键,Word就会自动再打印偶数页,这样只用一次打印命令就可以了。

2.1.7Word文档减减肥

.doc格式是Word常用的文件保存格式,如果.doc格式占用了较大的磁盘空间,对文档的使用和传输都是不利的。如何使自己的Word文档保持最苗条的身材呢?不妨按下面的方法试一试,使你Word文档的字节数降到最低的限度。

1.将文档另存

Word中打开一个“.doc”文档,在菜单栏上选择“文件另存为”命令,将文件换名另存,现在对比一下两个文档,你会惊奇地发现,换名另存后的文档一下子减少了很多“KB”。

还有一招也有异曲同工之妙。先在Word中打开一个“.doc”文档,按下Ctrl+A键,选中全部文本,将文本拷贝到剪贴板中,然后新建一个空白文档,将文本粘贴,最后保存。现在再比较一下两个文件的大小,怎么样,处理后的文档苗条了不少吧。

2.取消嵌入TrueType字体

在文档中嵌入TrueType字体会增加文档的尺寸。在菜单栏上选择“工具选项”命令,把弹出的“选项”对话框切换到“保存”选项卡,如果确认你的文档中没有嵌入TrueType字体,就取消”嵌入TrueType字体”复选框的选择,如果嵌入了TrueType字体,同时选择“只嵌入所用字符”和“不嵌入常用系统字体”复选框,可以只嵌入文档中使用的字体样式,减少了文档的尺寸。

3.合理插入图片

文档中插入了图片,是文档突然膨胀的重要原因。尽量插入小尺寸的图片,尺寸较大的图片,可用图形工具将其长宽缩小。图片格式最好是GIFJPG等,少用高位真彩图片。

4.删除老版本

同一文档中若保存了多个版本,会增加文件的尺寸。在菜单栏上选择“文件版本”命令,在弹出的对话框中可以查看文档是否有其他版本。如果有其他版本,可以通过把没有保存价值的老版本删除,以减少文档字节。

2.1.8轻轻松松让你的Word文档更安全

对一个电脑用户来说,文字处理工作是必要的,出于保密的原则,我们常常需要对自己的文档进行保护。这里所说的“保护”有两层含义。第一、确保自己文档中的信息不被其它未授权用户看到;第二、避免宏病毒、误操作及其他各种原因使文档文件受损,保证文档的完整性。现在就以多年文字处理的经验,谈谈在Word中保护文件的方法和措施。

1.隐藏文档纪录

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当我们打开Word时,首先会看到什么?对了,只要用鼠标点击“文件”菜单,默认情况下会列出最近使用过的4个文件。这样,我们打开过的文件会完全暴露在外,无需查找也能轻易被别人发现。出于保密需要,我们往往不希望别人看到自己最近编辑过的文件,要达到这样的目的,只要在“工具/选项”的“常规”选项卡中去掉“列出最近所用文件”的选项即可(图1)。

当然仅仅只是这样做还是不够的,在一般情况下,Windows的“开始”菜单中“文档”子菜单会列出用户最近使用过的所有文件,对敏感内容应及时予以清除。我们可以在任务栏中单击鼠标右键,选择其中的属性,打开“任务栏和开始菜单”窗口,点击“高级”的“清除”按钮即可。可是,频繁的清除也太麻烦,再说,有时候忘记清除怎么办,有没有一劳永逸的办法呢?我们可以通过修改注册表来实现。

HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftWindowsCurrentVersionPoliciesExplorer分支下新建一个名为“NoRecentDocsHistory”的DWord值,将其键值设置为1,可使“文档”菜单中的内容不再改变。或者在上述分支下新建一个名为“NoRecentDocsMenu”的二进制值,并将其键值设置为“01000000”,重新启动后“文档”菜单将从“开始”菜单中消失。

2.躲开他人视线

现在我们可以开始安心编辑文件了,但是办公室里面人来人往,我们不希望别人看到自己正在编辑的文档,那该怎么办?如果直接关掉Word等会还要重新打开编辑的文档,对已经设置了“不显示最近使用文件”的用户来说,要是目录很深,那可惨了。其实有一种简单的办法:首先用“CtrlA”选中全文,再用工具栏中的“字体颜色”按钮将字体设置为白色。如果嫌步骤太多,可以自己录制一条宏命令:选择“工具//录制新宏”命令,在弹出的对话框中输入宏名,按下将宏指定到键盘的按钮,在弹出的对话框中指定执行这个宏所使用的快捷键组合(注:可以任意选择,但不要和已有的快捷键组合冲突)。等别人走开以后,我们再按下CtrlZ组合键即可。

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3.给文档设置密码

设置密码一定要慎重使用啊,一要把密码记住才行啊。

漫长的文字录入工作终于完成了,如果不希望那些未经授权的用户使用你的保存文件,就应该给它设置密码。打开“文件/另存为”选择窗口中“工具”按钮下的“常规选项”,在密码栏中输入密码,确认输入后即可。这里要说明的是,Word提供了两种类型的密码用于文件保护,打开权限密码,限制未经授权的用户打开文档;修改权限密码,限制未经授权的用户对文档作修改,没有修改权限密码的用户只能以只读方式打开文档,这两种密码是相互独立的,可以根据自己的需要分别设定。密码的最大长度为15个字符,并区分字母大小写。另外,选中“建议以只读方式打开文档”选项,这样文档被打开前会出现建议用户以只读方式打开的提示,如果我们选择“不接受建议”,文档仍以常规方式打开。需要提醒大家,别以为加了密码就万事OK了,对许多破解Office文档密码的软件来说,长度太短或较有规律的Office文档密码可以说不堪一击。所以,真正需要加密的重要文档,我们还需多加留心,尽量使用数字、字母大小写混合加密。

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4.加密后的小措施

即使文档已经进行过加密保护,我只要动动鼠标,仍然可以了解你的文档的一些内容。用鼠标右击文档,在弹出菜单中选择“属性”,可在“摘要”选项卡的标题项中看到文档的部分正文内容。这是为什么呢?

原来很多人习惯在编辑一个新文档的时候先直接输入正文,然后再给文档起标题。这样一来,Word就会自动将正文的前几十个字作为文档摘要信息保存下来。所以为了使自己的隐私得到更好的保护,我们要养成首先输入文章标题或是及时手工更改标题的习惯。如果你不想让别人知道你的一些用户信息,还应在“工具/选项”中的“用户信息”选项卡里做一些修改工作,包括“用户姓名”、 “姓名缩写”、 “通讯地址”等。

5.方便安全的审阅

经过上述方法处理文档,可以说基本是安全的。但是,我们完成一篇文档后,可能还需要交给他人审阅,使用“工具/保护文档”命令可对原文档进行保护。这样,他人在文档原稿上所做的修改都以用修订标记或批注标记的形式记录下来。另一种方法是使用“版本”功能,选中“文件/另存为”点击“工具”按钮中的“保存版本”,以后再选择“文件”菜单中的“版本”命令,就能在弹出的对话框中选择所需的旧版本进行查看和处理。

6.宏病毒防范

Word提供了对宏病毒的警告保护,用户可以选择“工具//安全性”命令,在弹出对话框(图4)中设置各种安全级别。建议设置为“高”或“中”,使Word禁止非可靠来源文档中宏的运行,或在运行前给出警告提示,让用户选择运行与否。但是某些软件可能会强制你将其设置为“低”。另外,需要提醒大家的是Word只能从一定程度上预防宏病毒而不能杀毒,所以要真正杜绝宏病毒,应该使用防病毒软件。

 

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7.突发事件下的文档保护

有时候可能由于突发事件(比如断电、死机)导致文档未能保存,难道就让所做的一切都付之东流?我们应尽量利用Word提供的“自动保存”功能,在“工具/选项”中的“保存”选项卡中设定“自动保存间隔时间”,不要把这个间隔时间设置得太短,否则频繁的保存,既浪费时间又损伤硬盘。设置好后,再碰到上述情况,Word的自动恢复功能会在下次使用Word时自动打开恢复文件,恢复文件中包含了最后一次自动保存功能对文档所作的修改。若是Word没有自动打开恢复文件,我们可手工将其打开。恢复文件的后缀名为asd,其路径在“工具/选项”中的“文件位置”选项卡中查找。

Word还提供了文档备份的功能。选中“工具/选项”中的“保存”选项卡中的“保留备份”选项,在将当前的修改内容保存到原文档的同时,Word会自动保留一个备份文档,一般备份文档是以wbk为后缀名的。

好了,说了这么多,可能大家已经发现,原来对于文档文件的保护工作,并非一定要通过加密软件才能完成的,Word自身已经为我们提供了不少功能,只要我们平时注意积累,就会让自己的文档越来越安全。

 

2.2 Excel实用指南

2.2.1同时进行多个单元格的运算

如果我们现在有多个单元格的数据要和一个数据进行加减乘除运算,那么一个一个运算显然比较麻烦,其实利用“选择性粘贴”功能就可以实现同时运算。下面我们一起来看一个实例。我们要将C1C4C5D3E11单元格数据都加上25,那么可以这样做:首先在一个空白的单元格中输入25,选中这个单元格后点击鼠标右键选择“复制”。然后按住Ctrl键依次点击C1C4C5D3E11单元格,将这些单元格选中。接下来点击鼠标右键选择“选择性粘贴”,在“选择性粘贴”对话框中勾选“运算”框内的“加”选项,点击“确定”。现在我们可以看到,这些单元格中的数据都同时被加上了25

2.2.2查看Excel中相距较远的两列数据

Excel中,若要将距离较远的两列数据(A列与Z)进行对比,只能不停地移动表格窗内的水平滚动条来分别查看,这样的操作非常麻烦而且容易出错。利用下面这个小技巧,你可以将一个数据表“变”成两个,让相距较远的数据同屏显示。把鼠标指针移到工作表底部水平滚动条右侧的小块上,鼠标指针便会变成一个双向的光标。把这个小块拖到工作表的中部,你便会发现整个工作表被一分为二,出现了两个数据框,而其中的都是当前工作表内的内容。这样你便可以让一个数据框中显示A列数据,另一个数据框中显示Z列数据,从而可以进行轻松的比较。

2.2.3实现条件显示

统计学生成绩时,希望输入60以下的分数时,显示为不及格”;输入60以上的分数时,显示为“及格”。这样的效果,不妨称之为条件显示,用IF函数可以实现。假设分数在B3单元格中,要将等级显示在C3单元格中。那么在C3单元格中输入以下公式实现不同的等级:=if(b3<=60, 不及格 及格”) 分不及格及格”2个等级=if(b3<=60, 不及格if(b3<=90, 及格 优秀”)) 分3个等级=if(b3<=60, 不及格if(b3<=70, 及格if(b3<90, 良好 优秀”))) 分为4个等级注意:符号为半角,IF与括弧之间不能有空格,而且最多嵌套7层。

2.2.4用记事本编辑公式

在工作表中编辑公式时,需要不断查看行列的坐标,当编辑的公式很长时,编辑栏所占据的屏幕面积越来越大,正好将列坐标遮挡,想看而看不见,非常不便!能否用其它方法来编辑公式呢?打开记事本,在里面编辑公式,屏幕位置、字体大小不受限制,还有滚动条,其结果又是纯文本格式,可以在编辑后直接粘贴到对应的单元格中而勿需转换,既方便,又避免了以上不足。

2.2.5固定显示某列

不少人在工作中用Excel做工资表时,由于工资表项目很多,往往一行信息不能同时显示在屏幕上,给日常的查询和变动工资输入带来一定困难。用下面的方法就可以解决这个问题:首先在表格中单击要冻结列的右边一列,然后单击窗口冻结窗格命令即可。如果你想撤消此功能,点击窗口菜单,原来冻结窗口命令变成撤消窗口冻结,单击它即可。

2.2.6Excel中不丢掉列标题的显示

你是否希望不论将Excel电子表格滚动到哪里都能够看到列标题?这里将介绍一种使列标题总保持可见的方法:选择紧邻列标题的下一行,单击窗口冻结窗格命令,被冻结的列标题不会滚动,而且在你移动工作簿的其他部分时,列标题会保持可见。

2.2.7将复制的单元格安全地插入到现有单元格之间

如果你想要将一块复制的单元格插入到其他行或列之间——而不是覆盖这些行或列——可以通过下面这个简单的操作来完成:选择你将要复制的单元格,单击编辑菜单上的复制,在工作表上选择将要放置被复制单元格的区域,然后按下Ctrl+Shift++”,在插入对话框中单击周围单元格的转换方向,然后单击确定。现在,复制的单元格将插入到合适的位置,而你无需担心它们覆盖原有的信息。

2.2.8输入人名时使用分散对齐

Excel表格中输入人名时为了美观,我们一般要在两个字的人名中间空出一个字的间距。按空格键是一个办法,但是我们这里有更好的方法。我们以一列为例,将名单输入后,选中该列,点击格式单元格对齐,在水平对齐中选择分散对齐,最后将列宽调整到最合适的宽度,整齐美观的名单就做好了。

2.2.9Excel中快速插入Word表格

1.打开Word表格所在的文件;2.打开要处理Word表格的Excel文件,并调整好两窗口的位置,以便看见表格和要插入表格的区域;3.选中Word中的表格;4.按住鼠标左键,将表格拖到Excel窗口中,松开鼠标左键将表格放在需要的位置即可。

2.2.10插入”√”

首先选择要插入√”的单元格,在字体下拉列表中选择Marlett”字体,输入ab,即在单元格中插入了√”

2.2.11取消单元格链接

将链接单元格格式更改为数值格式就可以取消单元格链接,方法如下:选择包含链接的单元格,然后单击复制按钮,保持该格处于选中状态,单击鼠标右键选择选择性粘贴命令选择数值后单击确定,单元格内容就被单元格实际数值替代,与其它源文件的链接就删除了。

2.2.12巧妙输入位数较多的数字

大家知道,如果向Excel中输入位数比较多的数值(如身份证号码),则系统会将其转为科学计数的格式,与我们的输入原意不相符,解决的方法是将该单元格中的数值设置成文本格式。如果用命令的方法直接去设置,也可以实现,但操作很慢。其实我们在输入这些数值时,只要在数值的前面加上一个小'”就可以了(注意:'必须是在英文状态下输入)。

2.2.13快速输入特殊符号

有时候我们在一张工作表中要多次输入同一个文本,特别是要多次输入一些特殊符号(如),非常麻烦,对录入速度有较大的影响。这时我们可以用一次性替换的方法来克服这一缺陷。先在需要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母(如X,注意:不能是表格中需要的字母),等表格制作完成后,单击编辑替换命令,打开替换对话框(),在查找内容下面的方框中输入代替的字母X”,在替换为下面的方框中输入,将单元格匹配前面的钩去掉(否则会无法替换),然后按替换按钮一个一个替换,也可以按全部替换按钮,一次性全部替换完毕。

2.2.14快速输入欧元符号

先按下Alt键,然后利用右面的数字键盘(俗称小键盘)键入01284个数字,松开Alt键,就可以输入欧元符号。

2.2.15在单元格中输入0

一般情况下,在Excel表格中输入诸如05” 4.00”之类数字后,只要光标一移出该单元格,格中数字就会自动变成5” 4”Excel默认的这种做法让人使用非常不便,我们可以通过下面的方法来避免出现这种情况:先选定要输入诸如05” 4.00”之类数字的单元格,鼠标右键单击,在弹出的快捷菜单中单击设置单元格格式,在接着出现的界面中选数字标签页,在列表框中选择文本,单击确定。这样,在这些单元格中,我们就可以输入诸如05” 4.00”之类的数字了。

2.2.16在一个单元格内输入多个值

我们有时需要在某个单元格内连续输入多个数值,以查看引用此单元格的其他单元格的效果。但每次输入一个值后按回车键,活动单元格均默认下移一个单元格,非常不便。其实可以采用以下方法:单击鼠标选定单元格,然后按住Ctrl键再次单击鼠标选定此单元格,此时,单元格周围将出现实线框,再输入数据,敲回车键就不会移动了。

2.2.17制作个性单元格

如果你的表格需要菱形、三角形之类的特殊单元格,可用以下方法实现:先在单元格内输入数据,然后打开绘图工具栏,在自选图形基本形状子菜单中找到需要的图形。单击后光标变成一个小十字,由单元格左上角向右下角拖动,即可画出所需形状的单元格。如果单元格的内容被覆盖,可用鼠标右击刚刚画出的单元格,选择快捷莱单中设置自选图形格式命令。将设置自选图形格式颜色与线条选项卡打开,选中颜色填充下拉列表下无填充颜色 确定后单元格内的原有内容即会显示出来。如果你将属性选项卡中的大小、位置均随单元格而变选项选中,它还会随单元格自动改变大小

2.2.18绘制斜线表头

一般情况下在Excel中制作表头,都把表格的第一行作为表头,然后输入文字。不过,这样的表头比较简单,更谈不上斜线表头了。能不能在Excel中可以实现斜线表头,下面就是具体的方法:由于作为斜线表头的单元格都要比其他单元格大,所以首先将表格中第一个单元大小调整好。然后单击选中单元格,单击格式单元格命令,弹出单元格格式窗口,选择对齐标签,将垂直对齐的方式选择为靠上,将文本控制下面的自动换行复选框选中(),再选择边框标签,按下外边框按钮,使表头外框有线,接着再按下面的斜线按钮,为此单元格添加一格对角线(),设置好后,单击确定按钮,这时Excel的第一个单元格中将多出一个对角线。现在双击第一单元格,进入编辑状态,并输入文字,如项目 月份,接着将光标放在字前面,连续按空格键,使这4个字向后移动(因为我们在单元格属性中已经将文本控制设置为自动换行,所以当月份两字超过单元格时,将自动换到下一行)。现在单击表格中任何一处,退出第一单元格看看,一个漂亮的斜线表头就完成了。

2.2.19绘制斜线单元格

利用Excel边框选项卡的两个斜线按钮,可以在单元格中画左、右斜线。如果想在单元格中画多条斜线,就必须利用绘图工具,方法是:打开Excel绘图工具,单击直线按钮,待光标变成小十字后拖动光标,即可画出需要的多条斜线。只要画法正确,斜线可随单元格自动伸长或缩短。至于斜线单元格的其他表格线,仍然按上面介绍的方法添加。当然,斜线单元格的数据输入要麻烦一些,通常的做法是让数据在单元格内换行(Alt+回车键”),再添加空格即可将数据放到合适位置。

2.2.20快速删除工作表中的空行

如果用户想删除Excel工作表中的空行,一般的方法是需要将空行都找出来,然后逐行删除,但这样做操作量非常大,很不方便。下面提供一种快速删除工作表中的空行的方法:首先打开要删除空行的工作表,在打开的工作表中单击插入命令,从而插入一新的列X,在X列中顺序填入整数,然后根据其他任何一列将表中的行排序,使所有空行都集中到表的底部。删去所有空行中X列的数据,以X列重新排序,然后删去X列。

2.2.21快速查找

在执行查找操作之前,可以将查找区域确定在某个单元格区域、整个工作表(可选定此工作表内的任意一个单元格)或者工作簿里的多个工作表范围内。在输入查找内容时,可以使用问号(?)和星号(*)作为通配符,以方便查找操作。问号(?)代表一个字符,星号(*)代表一个或多个字符。需要注意的问题是,既然问号(?)和星号(*)作为通配符使用,那么如何查找问号(?)和星号(*)呢?只要在这两个字符前加上波浪号()就可以了。

 

2.3 PowerPoint使用技巧大全

2.3.1 Word文档快速转换为PowerPoint文稿

我们通常用Word来录入、编辑、打印材料,而有时需要将已经编辑、打印好的材料,做成PowerPoint演示文稿,以供演示、讲座使用。如果在PowerPoint中重新录入,既麻烦又浪费时间。如果在两者之间,通过一块块地复制、粘贴,一张张地制成幻灯片,也比较费事。其实,我们可以利用PowerPoint的大纲视图快速完成转换。

首先,打开Word文档,全部选中,执行复制命令。然后,启动PowerPoint,如果是Word2002版,选择普通视图,单击大纲标签;如果没有大纲幻灯片选项卡,显示的方法是在视图菜单上,单击普通(恢复窗格)”或在窗口的左下角,单击[普通视图(恢复窗格)]按钮;如果是Word97/2000版,可直接选择大纲视图,将光标定位到第一张幻灯片处,执行粘贴命令,则将Word文档中的全部内容插入到了第一幻灯片中。

接着,可根据需要进行文本格式的设置,包括字体、字号、字型、字的颜色和对齐方式等;然后将光标定位到需要划分为下一张幻灯片处,直接按回车键,即可创建出一张新的幻灯片;如果需要插入空行,按[Shift+Enter]。经过调整,很快就可以完成多张幻灯片的制作。最后,还可以使用大纲工具栏,利用升级 降级 上移下移等按钮进一步进行调整。

反之,如果是将PowerPoint演示文稿转换成Word文档,同样可以利用大纲视图快速完成。方法是将光标定位在除第一张以外的其他幻灯片的开始处,按[Backspace(退格键),重复多次,将所有的幻灯片合并为一张,然后全部选中,通过复制、粘贴到Word中即可。

 

2.3.2PowerPoint中巧用Flash动画

如果你已经接触过Flash的话,一定会对它爱不释手,因为用它制作的文件小巧玲珑,晶莹可爱。而PowerPoint简单易用,制作出的幻灯片结构简洁、条理清晰,非常适合教师上课使用。那么,如何将Flash动画加入到PowerPoint中呢,经过笔者的不断摸索,终于能够实现,写出来与大家分享。

方法一:

1.打开PowerPoint工作界面,新建演示文稿。

2.选择菜单栏视图 工具栏 控件工具箱,打开控件工具箱面板。

3.在控件工具箱面板中用鼠标单击[其他控件]按钮(即最后一个按钮),打开系统安装的ActiveX控件清单,选择ShockwaveFlashObject”,此时光标变成字形,用鼠标在幻灯片上拖出一个任意大小的区域,此时拖出的图形呈矩形,以后Flash动画就将在其中播放。

4.在刚拖出的区域中,单击鼠标右键打开快捷菜单,选择属性

5.在打开的属性窗口中选择自定义

6.单击自定义行右边的按钮,弹出属性页对话框,在对话框的第一行MovieURL”栏中输入Flash动画(*.swf)文件的完整的路径,注意要加上扩展名.swf,按[OK]按钮退出。

7.单击菜单栏幻灯片放映 观看放映命令,就可以看到演示效果了。

如果Flash动画的大小不合适,可以在PowerPoint编辑状态下先选中Flash动画,其四周会出现八个控制点,当鼠标形状变成双字形时,拖动鼠标可调整动画的位置;当鼠标放至控制点上时,鼠标形状变成单字形时,拖动鼠标可调整动画的大小。

再看一下效果,是不是满意了?

方法二:

点击插入菜单中的对象。进入后在对象类型中选择flash文档,然后选左边的由文件创建,再点击链接,到电脑里去找你需要引用的flash,确定后,幻灯片上就有一个小图标。之后在小图标上右击选择动作设置,进去后再选择超级链接到,在里面选择其它,再去指定你要用到的flash文档即可。

方法三:

运用一种在PPT插入Flash文件的插件(SwiffPointPlayer),安装好后,在Powerpoint中的插入菜单里选择FlashMovies就可插入Flash文件,与插入图片一样简单!

实际上,SwiffPointPlayer使PowerpointFlash在使用上更紧密的结合,网页设计师或Flash设计师能快速方便的将制作好的Flash作品加入到Powerpoint格式的投影片中,当演示文稿浏览到含有Flash的那一页时就会自动播放内含的Flash动画为演示文稿增添了不少的流畅性和互动性。

2.3.3 PowerPoint中插入和处理视频的三种方法

为了能更好地帮助大家合理地在PowerPoint课件中插入和播放视频文件,本文特向大家介绍PowerPoint中插入和处理视频的三种方法。

1.直接播放视频

这种播放方法是将事先准备好的视频文件作为电影文件直接插入到幻灯片中,该方法是最简单、最直观的一种方法,使用这种方法将视频文件插入到幻灯片中后,PowerPoint只提供简单的[暂停][继续播放]控制,而没有其他更多的操作按钮供选择。因此这种方法特别适合PowerPoint初学者,以下是具体的操作步骤:

1)运行PowerPoint程序,打开需要插入视频文件的幻灯片。

2)将鼠标移动到菜单栏中,单击其中的插入选项,从打开的下拉菜单中执行插入影片文件命令。

3)在随后弹出的文件选择对话框中,将事先准备好的视频文件选中,并单击[添加]按钮,这样就能将视频文件插入到幻灯片中了。

4)用鼠标选中视频文件,并将它移动到合适的位置,然后根据屏幕的提示直接点选[播放]按钮来播放视频,或者选中自动播放方式。

5)在播放过程中,可以将鼠标移动到视频窗口中,单击一下,视频就能暂停播放。如果想继续播放,再用鼠标单击一下即可。

2.插入控件播放视频

这种方法就是将视频文件作为控件插入到幻灯片中的,然后通过修改控件属性,达到播放视频的目的。使用这种方法,有多种可供选择的操作按钮,播放进程可以完全自己控制,更加方便、灵活。该方法更适合PowerPoint课件中图片、文字、视频在同一页面的情况。

1)运行PowerPoint程序,打开需要插入视频文件的幻灯片。

2)将鼠标移动到菜单栏,单击其中的视图选项,从打开的下拉菜单中选中控件工具箱,再从下级菜单中选中[其他控件]按钮。

3)在随后打开的控件选项界面中,选择WindowsMediaPlayer”选项,再将鼠标移动到PowerPoint的编辑区域中,画出一个合适大小的矩形区域,随后该区域就会自动变为WindowsMediaPlayer的播放界面

4)用鼠标选中该播放界面,然后单击鼠标右键,从弹出的快捷菜单中选择属性命令,打开该媒体播放界面的属性窗口。

5)在属性窗口中,在FileName”设置项处正确输入需要插入到幻灯片中视频文件的详细路径及文件名。这样在打开幻灯片时,就能通过[播放]控制按钮来播放指定的视频了。

6)为了让插入的视频文件更好地与幻灯片组织在一起,还可以修改属性设置界面中控制栏、播放滑块条以及视频属性栏的位置。

7)在播放过程中,可以通过媒体播放器中的[播放][停止][暂停][调节音量]等按钮对视频进行控制。

3.插入对象播放视频

这种方法是将视频文件作为对象插入到幻灯片中的,与以上两种方法不同的是,它可以随心所欲地选择实际需要播放的视频片段,然后再播放。实现步骤为:

1)打开需要插入视频文件的幻灯片,单击插入/对象命令,打开插入对象对话框。

2)选中新建选项后,再在对应的对象类型设置栏处选中视频剪辑选项,单击[确定]按钮

3PowerPoint自动切换到视频属性设置状态,执行插入剪辑/Windows视频命令,将事先准备好的视频文件插入到幻灯片中。

4)执行编辑/选项命令,打开选项设置框,在其中设置视频是否需要循环播放,或者是播放结束后是否要倒退等,单击[确定]返回到视频属性设置界面。

5)点选工具栏中的视频[入点]按钮和[出点]按钮,重新设置视频文件的播放起始点和结束点,从而达到随心所欲地选择需要播放视频片段的目的。

6)用鼠标左键单击设置界面的空白区域,就可以退出视频设置的界面,从而返回到幻灯片的编辑状态。还可以使用预览命令,检查视频的编辑效果。

2.3.4 PowerPoint使用技巧

1.字的出现与讲演同步

为使字与旁白一起出现,可以采用自定义动作中按字母形式的向右擦除。但若是一大段文字,字的出现速度还是太快。这时可将这一段文字分成一行一行的文字块,甚至是几个字一个字块,再分别按顺序设置每个字块中字的动画形式为按字母向右擦除,并在时间项中设置与前一动作间隔一秒到三秒,就可使文字的出现速度和旁白一致了。

2.长时间闪烁字体的制作

在中也可制作闪烁字,但PowerPoint中的闪烁效果也只是流星般地闪一次罢了。要做一个可吸引人注意的连续闪烁字,可以这样做:在文本框中填入所需字,处理好字的格式和效果,并做成快速或中速闪烁的图画效果,复制这个文本框,根据想要闪烁的时间来确定粘贴的文本框个数,再将这些框的位置设为一致,处理这些文本框为每隔一秒动作一次,设置文本框在动作后消失,这样就成功了。

3.目录式的跳转

利用字的跳转功能,可以建立页漂亮的目录。设置跳转时,建议不要设置字体的动作,而要设置字所在的边框的动作。这样既可以避免使字带有下划线,又可以使字色不受母板影响。具体操作为选中字框,单击右键,选劝动作设置项,链接到所要跳转的页面。

4.为什么有的文件特别大

同样是一份六十页,四十张左右图片的文件,一个是4M左右,一个却近50M,这是怎么回事呢?经仔细检查,原来是因为一个用BMP图片,一个用JPG格式的图片。在该文件中,由于原图片较大(A3纸大小),存成BMP格式的作者,看一个文件就4M左右,就将其在图片编辑器中缩了16倍(长宽各为原来的25%),结果BMP文件仅为200K左右。而用JPG格式的作者,看每个图片文件只不过120K左右,就直接在文件中插入,结果一个PowerPoint文件中存一个JPG图片,其大小就变成了47M。所以用大小适中的BMP图片,可以使你做的文件不至于太大。

5.异地声音正常播放

PowerPoint文档中插入了声音,有时到其他计算机上不能正常播放,这是由于插入的声音对象含有盘符和路径,而在其他计算机上路径不一致,所以不能正常播放。为了避免这样现象的出现,可以在建立PowerPoint文件时,将所要插入的声音文件和演示文件放在同一文件夹下,完成后将该文件打包。打包后再将该文件解压,然后用解压后的文件覆盖原演示文件即可。

6.设置循环播放锁定

当演示文档用于无人看守的公众展示区时,为了防止他人按ESC键取消播放,可以设置锁定密码,这样他人就无法随意取消播放了。操作方法是对PowerPoint2000的播放器进行设置,右击Ppview32.exe选择属性菜单,单击快捷方式选项卡,在目标文本框中加入开关及需要播放的演示文稿,如:CPPVIEW32.EXE/k/ac:\ppt\公众.ppt

7.两幅图片同时动作

PowerPoint的动画效果比较多,但图片只能一幅一幅地动作。如果你有两幅图片要一左一右或一上一下地向中间同时动作,可就麻烦了。其实办法还是有的,先安置好两幅图片的位置,选中它们,将之组合起来,成为一张图片。接下来将之动画效果设置为左右向中间收缩,现在请看一看,是不是两幅图片同时动作了?

8.背景音乐的连续播放

刚用PowerPoint制作幻灯片的朋友可能都会遇到这样的情况:在放映幻灯片时,想插上一段较长的音乐,以它作为整个放映过程的背景音乐。但是,发现在一张幻灯片中插入音乐后,总是在放映下一张幻灯片时会自动停止。使得音乐的播放很不连贯。对此问题有什么解决办法吗?是的,下面的两个办法就可以轻松地解决这个问题:

1)在第一张幻灯片中插入想要播放的音乐(注意选择让它自动播放),然后右击小喇叭的图标,在弹出的菜单中选择自定义动画,然后单击选项卡上的多媒体设置选项,并依次选择按动画顺序播放 继续幻灯片放映 N张幻灯片后(其中N的数量取决于你要放映的幻灯片的张数)。如有必要,请选择其他选项中的循环播放,直到停止复选框。最后,设置好幻灯片的切换方式就行了。

2)在第一张幻灯片中,对已经设置好了的文本框右击,在弹出的菜单中选择动作设置,根据自己的喜好,选择“单击鼠标或“鼠标移过选项卡。然后选中对话框中“播放声音复选框,在下拉框中选择“其他声音,按路径选好背景音乐。单击“确定就好了。这种方法要求用户在播放第一张幻灯片时,依据最初的设置,或单击设置好的文本或将鼠标移到文本上,以激活背景音乐。最后,设置好切换方式就行了。

2.3.5 PowerPoint中控件的应用

在使用PowerPoint制作幻灯片时,会遇到这样的问题:一个图文并茂的幻灯片,左面是图,右面是说明文字,文字内容过多,不能全部展示;又如,产品演示,分成若干页,上翻下翻十分不便,放在一页又受版面限制,容纳不下……其实可以用“控件工具箱来解决,具体实现如下:

1.新建一个幻灯片,选择所需版面。

2.打开“控件箱工具箱

点击[视图]→[工具栏]→[控件工具箱],或在任意工具栏或菜单栏上击鼠标右键,选择“控件工具箱

3.插入文字框控件

选择“控件工具箱中“文字框选项,在编辑区按住鼠标左键拖拉出一个文本框,调整位置及大小。

4.设置“文字框属性

在“文字框上击鼠标右键,选择“属性,弹出“文字框属性窗口(如图2),在属性窗口中对文字框的一些属性进行设置。其中:

EnterKeyBehavior属性:设为True时允许使用回车键换行。

MultiLine属性:设为True时允许输入多行文。

2.3.6 快速将PowerPoint幻灯片转换为图片

要将PowerPoint文件中的某一个幻灯片添加到图形编辑软件中去,通过PowerPoint的普通编辑窗口“全选复制后再粘贴的办法是无法实现的,因为这样的转换办法在其他软件中不能将背景即母板图像粘贴过来。解决的办法有三种:

1.通过普通视图

如果你的普通视图默认效果包括了缩略图,直接用右键点击要转换幻灯片的缩略图,在快捷菜单中选择“复制,然后打开图形编辑软件粘贴即可。

2.通过备注页视图

如果你的普通视图默认效果不包括缩略图,可以通过备注页视图来转换。先通过滚动条在编辑窗口中显示要转换的幻灯片,然后点击“视图菜单下的“备注页,在备注页视图中选中该幻灯片的缩略图,执行1中的操作即可。

3.通过幻灯片浏览视图

如果要转换多幅幻灯片,而且你的普通视图默认效果不包括缩略图,可以通过灯片浏览视图来转换。点击“视图菜单下的“幻灯片浏览,在幻灯片浏览视图中选中一个需要转换的幻灯片的缩略图,执行1中的操作即可,多次执行重复操作可以快速地将多个幻灯片转换为图片。

最后你就可以在图形编辑软件中任意编辑了。

2.3.7 电影课件制作三步曲

随着教学方式的改制以后,越来越多的老师都希望以一种轻松、活泼的教学方式来提高教学质量。作为老师的你是不是经常DIY课件呢?是不是常希望把课件做成电影一样自动放映呢?是不是又常为自己的操作水平不够而无可奈何呢?其实只要按照下面的方法,这一切都迎刃而解啦!

1.将Dat格式转化为AVI格式

大家都知道VCD中的视频文件格式大多数为.dat,但它偏偏不能被PowerPoint所识别。如果你又非常需要某个VCD中的片段,这时该怎么办?其实,把它转换成PowerPoint能识别的AVI格式不就解决了。

方法:将要转为AVIVCD影碟放进光驱,同时按住“Shift”避免超级解霸自动播放。然后打开运行“开始”→ “程序”→ “豪杰超级解霸5.5”中的“VCDAVI”,便出现VCDAVI的界面。

点击“视频文件按钮,打开光盘中MPEGAV目录下的VCD文件,选择好所要转换的文件,然后点击“视频处理方法按钮,选择相应的视频处理方法,默认值为“采用MMX的快速算法。再点击“音频处理方法按钮,选择相应的频率及通道。一般我们只需将这两项设为默认值,如果设为比较高的音频或视频处理方法,将会使转换后的文件容量更大。

我们将小画面下方的游标,用鼠标拖动到所要剪辑片段的起始位置,当然在“视频流下面的小画面中也会显示出该位置的视频图像。我们也可以通过点击“播放按钮,选取所要剪辑片段的起始位置,然后点击“停止按钮。

再单击“另存为按钮,指定要保存到硬盘中的路径。这时大家一定要注意一点,确认一下硬盘空间是否足够。因为在一般情况下,当dat文件转化为AVI文件时,其体积会增加十几倍。

单击“开始压缩按钮,这时会弹出一个“视步压缩的对话框,一般我们将压缩程序设为“MicrosoftVideo1”,其它设置使用默认值即可,然后点击“确定按钮后就开始压缩了。这时就会在“压缩进度的右边出现蓝色的进度块,并会在小画面中显示正在播放的视频图像,在“正在压缩帧中出现相对应的数值。如果我们只想剪辑其中的某段,压缩的过程中,只需在所要剪辑片段的终点位置,按下“停止压缩按钮。完成压缩后,按“退出按钮即可退出“VCDAVI”

2.将AVI视频文件插到幻灯片中

单击“开始菜单,点击“程序中的PowerPoint2000应用程序启动PowerPoint2000。这时我们就会看到新建演示文稿的选择界面,点击“取消按钮,再打开已制作好的演示文稿。如果大家还没建立好的话,就只好新建一个演示文稿。

鼠标移动到所要插入视频文件的幻灯片,点击“插入菜单栏中的“影片和声音,选择“文件中的影片,指定刚才所保存的AVI文件,然后点击“确定按钮。这时会弹出一个提示框,提示你“是否需要在放映幻灯片时自动播放影片?如果不,则在你单击时播放影片。,选择“是按钮后就将此AVI视频文件插入到该幻灯片中。我们可以根据需要,将它移动到适当的位置,其大小及比例均可调节。制作完后,大家别忘了预览一下自己的杰作,如果不满意随时可以进行修改。

3.播放幻灯片

由于多媒体课件的容量比较大,为了方便,大家经常会将多媒体课件刻录在光盘上进行保存与交流。PowerPoint2000中则提供了直接制自动播放的功能。

PowerPoint2000界面中,点击菜单栏中“文件,再选择“打开命令,打开前面已制作好的多媒体课件(dizen.ppt)。

点击菜单栏中“文件,选择“打包命令。如果按默认的方法来安装Office2000的话,这部分功能一般是没有安装的,这时系统就会弹出一个提示框,提示你是否安装此部分功能,这时要插入Office2000安装光盘,点击“是按钮,系统便会自动安装好此功能(注意:安装好此部份的功能后,不要取出Office2000安装光盘,因为后面的步骤还要用到)。

这时会出现一个“打包向导,点击“下一步按钮。

打包向导提示需打包哪些演示文稿时,点击“当前演示文稿,再按“下一步按钮。

向导会询问将文件复制到哪个驱动器,点击“选定位置,指定所要保存的路径(如保存在C:\),点击“下一步按钮。当然你必须检查你的硬盘是否有足够的剩余空间。

将“包含链接文件和“嵌入TrueType字体全部钩选上,点击“下一步按钮。这样演示文稿中涉及的多媒体文件及字体都保存在打包文件中。

系统询问你是否包含播放器,这时一定要选择“Windows95NT的播放器,点击“下一步按钮。

最后,我们按“完成按钮,系统会自动读取Office安装光盘,并进行演示文稿的打包工作。系统会提示打包工具已成功打包你的演示文稿。

这时我们就可以在c:\下找到pngsetup.exe文件及pres0.ppz文件。双击pngsetup.exe这个文件后,会弹出一个“打包安装程序的对话框,询问解包的目标文件夹,填好路径后(例如D:\),然后单击确定按钮。

系统会提示你是否运行幻灯片进行放映,我们可以根据自己的需要进行选择,并在D盘上会出现Ppview32.exeDemo.avidizen.pptMsppt8vr.olbPlaylist.lst五个文件。

要制作刻录光盘时,只要将这五个文件复制光盘中(如光盘的根目录下)。在光盘根目录上建立一个autorun.inf文件,文件中的内容如下:

[AUTORUN]

OPEN=Ppview32.exedizen.ppt

ICON=ppview32.exe

提示:Ppview32.exe为播放程序,dizen.ppt是前面制作好的演示文稿。如果是保存在其他目录,这里也必须指定Ppview32.exe到相应的路径(注意不要用绝对路径)。

总结:如果你掌握到了上面的讲的三步曲的话,你一定能制作出真正的电影课件出来,保证能让你的学生在轻松的气氛中学会那些枯燥而有用的知识。

2.3.8 制作模版的方法

在用PPT做课件时,我们经常会发现PPT自带的模板并不是非常适合,需要进行改动,此时可以点击视图里面的幻灯片模板-母版进行改动,这样就可以得到自己想要的母版了。为了下次使用的方便我们还可以把改动后的母版进行保存,保存方法如下:

(设OFFICE的安装目录为C:\ProgramFiles

1.点击文件菜单中的另存为

2.在弹出的对话框中把保存类型改为“演示文稿设计模板

3.电脑会自动跳到演示文稿所在文件夹,此时更改名字后,直接点保存就行了

4.如果电脑没有自动跳到演示文稿所在文件夹,可以手动寻找路径,路径为“C:\ProgramFiles\MicrosoftOffice\Templates\PresentationDesigns”(其中C:\ProgramFiles\OFFICE安装目录)

这样,下次使用时就可以和OFFICE自带的模板一样使用了

2.3.9 PowerPoint演示特效自行消失的字幕

利用PowerPoint2000制作演示幻灯片,可以做到自动消失字幕的效果,类似于某些MTV中的歌词显示。下面我们将以一个实例来进行说明:

1.打开一篇PowerPoint文档,通过菜单“插入”->“图片”->“来自文件插入一幅图片,如图所示:

2.用鼠标单击插入的图片,图片四周出现八个白色的控制小方块,将鼠标移至图中,出现如图所示的箭头时,可移动图片的位置,直至调整合适。

3.好,现在这八个白色的小方块还在,请乘机按下Ctrl+C进行复制,再按下Ctrl+V粘贴。如图是粘贴后的效果图,可以看出,一个新的图层已经覆盖在原图的上方了。

4.现在请将这个新的图层移到一侧,通过菜单“视图”->“工具栏”->“图片调出“图片工具条,按下“裁剪按钮,依照图中所示将图片下方裁去一截。

5.现在请将裁剪后的图片移至原图上方,并覆盖住原图中相同的部分。为了精确定位,可以使用Ctrl加上四个方向键实现微移。瞧,最后的结果给人的感觉好像是一幅图。

6.插入一个图文框,在图文框中键入需要的文字,并将图文框的边框颜色与填充颜色均设置为“无,操作如图所示:

7.这时的效果如下图

8.设置图文框的动画状态,在图文框上点击右键,将动作定义为“缓慢移入从下部

9.将图文框下移一层,即介于两幅图层之间。

10.大功告成!演示时的效果是:图片显示后,文字从下方缓缓上升,当上升到一定高度时被第一图层所遮,所以就自行“消失了。

2.3.10如何利用PowerPoint制作互动式图片

相信我们每一个人都有一些自己喜爱的图片,不论是自己的偶像,还是一些风景画,都要作一些收藏,而且在你和朋友相聚的时候,你还要和你的朋友一同欣赏一下(炫耀一下吧!)。然而在欣赏时,差不多的人都使用一些专业的看图软件,这样虽然可以完成你的初衷,但是在欣赏之余,你是否感到这样的欣赏有些单调,你可以说在看图之余,你可以听听音乐,但是这些终究是别人的东西,而且完全没有展现你的才华,不知你有没有想过,动手制作一个有个人风格的互动式的图片集?你可以制作一个像电影中看到的那种效果,而且具有连接式的索引效果,先别被这个“宏伟的计划吓跑了,其实作这些工作的时候你不必学那些复杂的专业化软件,你只需用最平常的Office套件中的PowerPoint就可以制作出这样的效果,怎么样?我们也可以把这一技巧应用到课件制作中,让同学们以一种愉悦的心情学习,我们一起来学学吧!

我们以制作一个风景集为例。首先在制作之前,我们得好好的规划我们手头的图片,也许你的手头有好几个风景的图片,那么我们有必要把他们进行整理,在制作幻灯片的时候我们应该尽量的将他们放在相同的索引之下,这样才利于我们以后进行浏览。

1.制作风景画集的封面

人靠衣服,马靠鞍,要有一个吸引人的作品,外部包装当然是必不可少的,所以我们应该设计一个有个性,而且美观大方的封面,让它直接吸引你朋友的眼睛,在这里我们只介绍一种方法,其他的创意还是需要你来用心设计。其设计方法如下:

1)启动PowerPoint,在出现的“新建演示文稿对话框中,选“空演示文稿项。当然你也可以选择其他的格式,最重要的是你所选的格式必须合乎你心中的设计方案。

2)在出现的“幻灯片选项中选取右下角的空白版式。自然你也可以选其他的版式。

3)单击格式菜单中背景项,通过下部的下拉框改变背景颜色(如渐变色和各种底纹图案等),选好后按“应用按钮。如果你选择“全部应用那么你所建立的所有的幻灯片将采用一种背景。

4)根据你个人爱好,插入一些图形、图片,如选择工具栏中的“插入剪贴画按钮插入剪辑艺术库中的图案,你也可以选择“来自文件将你喜欢的图片插入其中,然后调整他们的大小。

5)选菜单栏中的“插入/文本框或相应按钮加入图片册名称等文字内容,并对字体、字号、文字颜色等进行调整。例如我录入的就是风景如画这个名称,并对它进行了花边整理,还对它插入了背景音乐。

2.制作图片册目录

为便于检索,还须制作一张图片册的目录,播放时可由此选择需要观看的内容,具体方法如下:

1)按“新幻灯片按钮加入一张空白页。

2)单击“文本框按钮逐行加入各张图片的名称。

3)选中第一类图片名称的文字,然后单击菜单栏“幻灯片放映/动作设置项,在弹出的“动作设置窗口中执行如下操作:选“单击鼠标标签,点中“超级链接到选项,打开下拉列表,选中第一张图片所在的幻灯片,按“确定按钮。

4)按同样方法,依次设定好其他目录内容与相应图片类的链接。

在你没有插入图片到幻灯片中的时候,你可以把这一页空起来,在你插入图片以后再来编辑这一页。

3.制作图片册内容

封面目录制作好之后,当然我们要做的是将选好的各张图片依此加入到图片册中,形成图片册的主体,不然的话我们的画集岂不是空有其名吗?其方法是:

1)单击菜单栏中的“插入/新幻灯片或工具栏中相应按钮,加入一张空白幻灯片。

2)单击菜单栏“插入/图片/来自文件,插入图片册中第一张图片,并调整图片大小。如果需要对图片的亮度、对比度等进行调整,可以调出“图片工具栏,利用其中提供的工具即可进行。

3)用制作封面的同样方法,改变图片所在页的背景颜色,加入图形修饰和图片文字说明等,甚至你可以插入同样的画面,然后将此图片缩小并放置在角落,这样就有了画中画的效果了。当然,其他的效果只能根据你的创意而为之了。

4)重复上述13步,依次制作好其余各张图片页的内容及文字说明。直到你的图片完全的放到你的演示稿中为止。

这样,一本漂亮的个人图片册就做好了,你只需单击“幻灯片放映按钮就可慢慢享受美妙的图画了。但是这样的演示文档你会满意吗?如果你还想进一步的优化它,接下来的就是给它一个完美的结束标识了。

4.制作结束标识

1)在“插入/新幻灯片”中选择“空白格式的幻灯片,单击“确定

2)在“插入/图片/来自文件选择框中选择已设计好背景图片的文件名,单击“插入按钮。这时选择好的背景图片就出现在幻灯片上了。

3)调整好图片的大小,是图片刚好铺满整个空画面。选定图片框,在“编辑菜单中选择“复制,将图片放入剪切板中,我们后面的操作将反复使用到这幅图片。

4)用图片上的“裁剪工具保留图片下部的一小部分,将保护的图片移出幻灯片外。(为方便后面的操作)

5)单击“编辑菜单,选择“粘贴,以下操作同第4条,保留图片的上部图片。这些图片将制约着滚动屏幕的出现和隐去区间。

6)选种最初放置的背景图,在屏幕下面的“绘图菜单中选择“叠放次序,单击“置于底层,或右击鼠标,在弹出的对话框中进行如上操作。此时,幻灯片上有了三幅图片:完整的背景图,上部图片和下部图片。

7)首先将完整的背景图在幻灯片上放好,然后将上部图片和下部图片在背景图片上拼放好,注意要看上去就好像是一幅完整的图似的。

8)单击“插入/文本框/文本框,在文本框中输入要演示的文本。

9)先将文本框在“叠放次序中“置于底层,然后再将文本框“上移一层

10)决定文本框的动画方式:单击“幻灯片放映,选择自定义动画,在动画效果中选择“从下部缓慢移入,单击“确定

11)在放置文本框时,要注意将文本框的框底线放在背景图片的上部,如文本内容较长,尽管从幻灯片的上部伸出,多长都没有关系。

12)现在就可以按一下“幻灯片放映的快捷键,看一看刚才制作的字幕如何,可以的话,就设置文本的字型、字号、颜色及动画的循环放映和配音等内容。

这样我们的工作就完成了,如果还满意的话,就将作好的幻灯片打包,方法是:选中“文件/打包按照提示完成幻灯片的播放,它将用于在其他的机器上播放你的工作。

2.3.11 PowerPoint播放器的使用与技巧

现在有多种演示文稿传播的方式,PowerPoint播放器程序(ppview32.exe)就是其中的一种,由于它允许用户脱离PowerPoint环境来运行幻灯片放映,因此很受使用者的青睐。播放器程序和PowerPoint一起提供,位于CDROM盘的Office文件夹内。

1.打包与解包

在使用PowerPoint播放器时,经常要用到PowerPoint的“打包功能。而且PowerPoint播放器也只能用来播放“解包后的演示文稿。“打包功能用于压缩演示文稿(包括所有链接的文档和多媒体文件),帮助用户轻松地复制到软盘上以便携带,或送给其他人。“打包及“解包的过程是:

1)打包过程(在PowerPoint97中进行):

a单击“文件/打包菜单项;

b选择需要打包的演示文稿;

c依“打包向导的步骤完成打包任务。

2)如果用于演示的计算机中没有安装PowerPoint97及其播放器,可将播放器一同打包。

3)解包过程:

a插入复制演示文稿的软盘。

bWindows资源管理器中找到软盘所在的驱动器,然后双击Pngsetup

c输入演示文稿解包后的所处路径,确定。

2.播放及连续播放演示文稿的方法

1)用PowerPoint播放器播放演示文稿的方法是:

aWindows资源管理器中找到Ppview32.exe,并双击;

b选择要放映的演示文稿(解包后的),然后选择其他所需的选项;

c单击“放映

2)在使用PowerPoint播放器时,有时会希望能够连续播放多个演示文稿,这就要用到播放列表(*.lst)。首先,创建播放列表:

a在任何字处理程序中打开新的空文档;

b在文档中输入要放映的演示文稿文件名(如:kk.ppt),如果要放映多个演示文稿,请在每行键入一个文件名。

c将文档存成文本文件,扩展名为.lst,并与它列出的演示文稿放在相同文件夹中。

注:在保存*.lst文件时,请在文件名文本框中输入:“文件名.lst”(带引号)。

3)运行播放列表的方法是:

aWindows资源管理器中找到Ppview32.exe,并双击;

b选择要放映的播放列表,然后选择其他所需的选项;

c单击放映

3.使用技巧

1)在使用PowerPoint播放器的过程中,也许会产生两点疑问:

a双击Ppview32.exe,总会弹出PowerPoint播放器对话窗,它要求用户选择要播放的演示文稿或播放列表,并设置一些选项。可是如何隐去PowerPoint播放器对话窗,直接播放所需的一个或多个演示文稿呢?

b脱离了PowerPoint环境,该如何控制幻灯片的播放呢?如:怎样设置幻灯片的循环播放;怎样为播放设置锁定口令等。

2)下面从这两点疑问出发,谈谈PowerPoint播放器启动开关的使用:

A.演示文稿的自动播放(/A

a右击Ppview32.exe,选择创建快捷方式菜单项;

b右击所建的快捷方式,选择属性菜单项;

c单击快捷方式选项卡;

d目标文本框中加入开关及需要播放的演示文稿,如:CPPVIEW32.EXE/ac:llkk.pptc:llqq.ppt。若需要播放的演示文稿有多个,可继续在末尾添加(以空格相隔)。 

e确定。

现在,当双击Ppview32.exe的快捷方式时,不再弹出对话窗,而是直接播放演示文稿。

B.设置幻灯片的播放范围(/R=nm

一个演示文稿可能由多个部分组成,如:一些教学文档,可能由初级、中级和高级组成。如何针对某一程度的用户来定义播放内容呢?这就要用到开关(/R=nm)。使用方法是:

a右击Ppview32.exe快捷方式,选择属性菜单项;

b单击快捷方式选项卡;

c目标文本框中加入开关及需要播放的演示文稿,如:EPPVIEW32.EXE/r=36/acllkk.ppt(开关间以空格相隔)。

d确定。

现在,当双击Ppview32.exe的快捷方式时,直接播放演示文稿的第3-第6张幻灯片。

(3)在窗口中播放演示文稿(/W

A.当参观者被某个演示文稿所介绍的内容所吸引时,可单击最大化按钮,以便仔细观看。这种方法非常适用于产品的介绍。这种多窗口显示多演示文稿的实现要靠启动开关/W,使用/W开关的具体方法是:

a右击Ppview32.exe快捷方式,选择“属性菜单项;

b单击“快捷方式选项卡;

c在“目标文本框中加入开关及需要播放的演示文稿,如:EPPVIEW32.EXE/w/ac:llkk.ppt(开关间以空格相隔)。

d确定。

B.现在,当双击Ppview32.exe的快捷方式时,直接在窗口中播放演示文稿,可用“最大化、 “最小化及“退出按钮控制播放窗口。

若要实现图1所示的播放方式,则:

a创建批处理文件(如:pptbat);

b在批处理文件中输入以下内容:

callcPPVIEW32.EXE/l/w/acllw.ppt

callcPPVIEW32.EXE/l/w/acllp.ppt

callcPPVIEW32.EXE/l/w/aclle.ppt

callcPPVIEW32.EXE/l/w/aclla.ppt

c右击批处理文件ppt.bat,选择“属性菜单项;

d单击“程序选项卡;

e在“运行组合框中选择“最小化选项;

f选中“退出时关闭,确定。

现在,运行批处理文件ppt.bat会出现四个播放窗口。将其他程序的窗口关闭后,右击任务栏,选择“横向平铺窗口即可。

4)设置循环播放(/L

循环播放演示文稿不但可以免去重复播放时的操作,而且很吸引参观者,在一些展览会上常常可以见到。其实现方法为:

a右击Ppview32.exe快捷方式,选择“属性菜单项;

b单击“快捷方式选项卡;

c在“目标文本框中加入开关及需要播放的演示文稿,如:EPPVIEW32.EXE/l/ac:llkk.ppt(开关间以空格相隔)。

d确定。

现在,当双击Ppview32.exe的快捷方式时,直接循环播放演示文稿,直至按下“Esc”键。

5)设置锁定密码(/K

如果需要循环播放演示文稿,又不能保证随时有人看守,为了防止他人按下“Ese”键终止播放,可使用/K开关。使用方法是:

a右击Ppview32.exe快捷方式,选择“属性菜单项;

b单击“快捷方式选项卡;

c在“目标文本框中加入开关及需要播放的演示文稿,如:EPPVIEW32.EXE/k/ac:llkk.ppt(开关间以空格相隔)。

d确定。

现在,当双击Ppview32.exe的快捷方式时,弹出对话窗,请用户输入密码及确认密码,输入并确定后,开始循环播放演示文稿。当有人按下“Esc”键时,弹出对话窗,要求输入锁定密码,输入正确密码后退出播放,否则继续播放。

2.3.12 PPT文档打包成CD

你制作了精美的PPT演示文稿,但将其带到发布现场时,却因为电脑中没有安装PowerPoint而无法播放。着急了吧?不急,因为PowerPoint2003新增了一个把PPT演示文稿打包成CD的功能,可打包演示文稿和所有支持文件,包括链接文件,并从CD自动运行演示文稿。

1.请打开要打包的演示文稿。如果正在处理以前未保存的新的演示文稿,建议先进行保存。

2.将空白的可写入CD插入到刻录机的CD驱动器中。

3.在“文件菜单上,单击“打包成CD”

4.在“将CD命名为框中,为CD键入名称。

5.若要添加其他演示文稿或其他不能自动包括的文件,请单击“添加文件,选择要添加的文件,然后单击“添加。默认情况下,演示文稿被设置为按照“要复制的文件列表中排列的顺序进行自动运行,若要更改播放顺序,请选择一个演示文稿,然后单击向上键或向下键,将其移动到列表中的新位置;若要删除演示文稿,请选中它,然后单击删除

6.若要更改默认设置,请单击“选项,然后执行下列操作之一:

若要排除播放器,请清除“PowerPoint播放器复选框。

若要禁止演示文稿自动播放,或指定其他自动播放选项,请从“选择演示文稿在播放器中的播放方式列表中进行选择。

若要包括TrueType字体,请选中“嵌入的TrueType字体复选框。

若需要打开或编辑打包的演示文稿的密码,请在“帮助保护PowerPoint文件下面输入要使用的密码。

进行设置后,单击确定(如图2)。

7.单击“复制到CD”

或许你的电脑上并没有安装刻录机,那么你可使用以上方法将一个或多个演示文稿打包到计算机或某个网络位置上的文件夹中,而不是在CD上。方法是,不单击“复制到CD”,而单击“复制到文件夹,然后提供文件夹信息。

如果是将演示文稿打包成CD,则该CD能够自动播放。如果将CD盘插入光驱时,没有自动播放,或者是将演示文稿打包到了文件夹中,要播放打包的演示文稿时,可以在“Windows资源管理器窗口中,转到CD或文件夹,双击play.bat文件进行自动播放,或者也可以双击PowerPoint播放器文件Pptview.exe,然后选择要播放的演示文稿,单击“打开

1)直接从PowerPoint中刻录CD需要WindowsXP或更高版本,如果使用Windows2000,则可将一个或多个演示文稿打包到文件夹中,然后使用第三方CD刻录软件将演示文稿复制到CD上。

2)在打包演示文稿时,MicrosoftOfficePowerPointViewer也包含在CD上。因此,没有安装PowerPoint的计算机不需要安装播放器,也可自动播放打包CD

3)你必须在PowerPoint中打开一篇演示文稿,才能使“文件菜单上的“打包成CD”命令可用。PowerPoint播放器不支持PowerPoint95或更早版本的文件格式,只能查看兼容PowerPoint97或更高版本的文件。

4)因为PowerPoint播放器不允许演示文稿编辑,所以当打包演示文稿时,修改演示文稿的密码被忽略。但是,可以添加或修改密码以保护CD上的所有打包内容。

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